农民专业合作社(以下简称“合作社”)财务管理是合作社规范化建设工作中的重点和难点问题。市农研中心(农经办)在深入调研基础上,探寻源头解决问题的办法,自主研发财务软件,整合财务记账和成员账户管理功能于一体,有效破解合作社财务管理难题,助力合作社财务管理水平再提升。
立足实际需求,自主研发财务软件。
合作社的财务管理工作相较于其他市场主体有其特殊性,即要为每位成员设立并详细记录其成员账户,涵盖出资额、公积金量化、财政扶持和社会捐赠资金量化、盈余返还等多项内容,计算过程繁琐、耗时费力,且误差难以避免。为从技术层面解决这一难题,市农经办于2015年委托青岛太阳软件公司结合北京实际研发了农民专业合作社财务管理软件,在普通财务软件记账功能基础之上,增设股权管理模块,将资金量化和盈余返还的计算公式全部预设在系统内,财务人员只需简单操作即可实现盈余返还的科学、准确计算,实现成员账户管理的信息化、便捷化、规范化,有效保证合作社成员合法权益。
试点应用先行,探寻破解难题路径。
由于市面上通行的财务软件没有成员账户管理功能,软件中股权管理模块在功能设计和优化过程中没有可供模仿借鉴的先例,我们选择了软件试运行与研发设计齐步走的模式,在2015年软件初步研发完成后,从昌平、平谷两个区选择了6家合作社进行试点应用,工作人员及工程师实地深入各家合作社指导安装并监测试运行情况。针对试运行期间发现的各类问题,明确了软件修改完善的基本方向,找到了破解合作社成员账户管理难题的基本路径。
反复修改调试,单机版软件基本成型。
在试点工作取得成功后,市农经办进一步扩大试点应用范围,利用会议、培训、座谈、测试等各种场合和手段对软件进行调试、修改、完善,先后组织基层合作社财务人员集中测试3次,查找、反馈问题14次累计152条,修改软件版本21个,最终合作社财务管理软件单机版基本成型,功能设计既符合了相关政策要求,又满足了用户操作便捷易学的需求,达到推广应用标准。
全面推广应用,纳入监测考评标准。
2017年,市农经办将软件在市级示范社全面推广应用,并及时组织举办培训班,讲解软件操作技巧、会计核算办法及有关政策要求;积极与市农委沟通协调,将“是否应用合作社财务管理软件记账”纳入市级示范社考核评定标准,以推动软件的实际应用。从使用效果看,该软件得到了大家的普遍好评,不仅完全免费节约了合作社的费用开支,且完全能够满足成员账户核算、成员交易管理、成员盈余返还等复杂业务的核算需求,操作便捷易学、计算准确无误,在保证财务管理规范化的基础上,大幅提高了工作效率,降低了工作难度。
继续加大推广力度,组织开发软件网络版。
为进一步提高合作社财务数据存储的安全性和软件使用的便捷性,市农经办与软件公司继续合作开发了软件网络版,目前研发工作已基本完成,正在进行后续修改完善,完成后将选择合作社财务管理基础好的区进行试点应用,以进一步提升用户使用感受,更好地发挥软件的规范作用。